Administração do Tempo é o ato de saber se organizar em todos os sentidos, seja na vida pessoal ou no trabalho. A arte de se organizar consiste em controlar seus afazeres para evitar perdas de tempo.
Essa prática possibilita identificar o que é mais importante, definir objetivos e estabelecer prioridades. Parece simples, mas para realizar tais funções é necessário planejamento e acima de tudo sabedoria para executá-lo.
Para ficar mais claro, uma boa Administração do Tempo exige organização pessoal e uma monitoria contínua das tarefas e do tempo destinado a cada uma delas. A falta de tempo é muitas vezes uma justificativa para ocultar a falta de capacidade em reagir diante dos acontecimentos ou a indecisão ao realizar certas tarefas.
Para administrar o tempo da melhor maneira é necessário identificar as prioridades e depois avaliar a lista de tarefas:
- Importante e urgente – a realizar imediatamente;
- Importante e menos urgente – a realizar nos próximos dias;
- Menos importante, porém urgente – a realizar nos próximos dias;
- Menos importante e menos urgente – a realizar quando a pessoa achar melhor;
- Sem importância e sem urgência – se for necessário fazê-las deve-se delegar ou então verificar se o assunto não é para esquecer.
A Administração do Tempo é justamente isso: definir aquilo que é importante, o que é urgente, o que são ambos ou o que é coisa nenhuma.
Dicas:
- O que é “importante” e “urgente”, ao mesmo tempo, é crítico: deve ser resolvido imediatamente.
- O que é unicamente “importante” e gera “valor”, deve ser resolvido em segundo lugar.
- O que é unicamente “urgente” e não gera “valor”, é comum e, quase sempre, o melhor é descartar – não haverá prejuízos maiores.
- O que não é nem “importante” e nem “urgente” – jogue no lixo.
“O tempo rende muito bem quando bem aproveitado”. Para tanto, pense em questões como estas:
- O que merece ser considerado “importante”, dentre todas as coisas que você faz?
- E o que merece ser visto como “urgente”?
- O que é “importante” deve ser “urgente”?
- E o que é “urgente”, também é “importante”?
- Por fim, o que deve ser feito primeiro: o que é “urgente” ou o que é “importante”?
Veremos com mais detalhes essa questão de “urgente e importante” em tópico próprio.
Cesar Augusto Mesquita Borges é graduado em Tecnologia de Multimídia Digital (Tecnologia da Informação) pela Universidade do Sul de Santa Catarina - UNISUL e possuir cursos em:
Segurança da Internet
Gestão de Projetos
Gestão do Tempo
MS Project 2007
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